TagMyDoc Test 1
Blogue TagMyDoc

Conseils d'experts en sécurité et productivité dans l'échange de documents et de messages

Le Réflexe TagMyDoc c'est aussi simple qu’un claquement de doigt!

Nous sommes conscients que votre boite de courriel est indispensable dans votre quotidien et c’est pourquoi la plateforme TagMyDoc utilise votre boite de courriel pour envoyer des alertes sécurisées. Ces alertes contiennent un bouton qui renvois directement à l’endroit désiré dans votre compte TagMyDoc. Il vous suffit seulement d’utiliser le bouton bleu dans votre courriel d’alerte sécurisé.

Depuis ce courriel d’alerte sécurisé vous pouvez :

  1. 1.Faire un suivi à une demande de documents
  2. 2.Répondre à un message
  3. 3.Déposer un document
  4. 4.Écrire un message


Les statistiques sont fracassantes concernant nos clients et leur utilisation de la plateforme. 80% de nos clients l’utilise par leur boite de courriel en utilisant le bouton dans le courriel d’alerte sécurisé. Selon eux c’est la meilleure manière d’adopter immédiatement l’outil TagMyDoc et en faire bénéficier pleinement leurs clients.

Je vous laisse maintenant le soin d’aiguiser vos réflexes en utilisant la plateforme parce que TagMyDoc c’est encore plus simple et intuitif que votre boite de courriel!

Vos données. Votre vie privée.

Ceci est important.

Vous avez probablement remarqué dernièrement dans les médias que des nouvelles peu rassurantes sont venues au grand jour concernant le traitement de données confidentielles.
  • Tout d’abord un article dans La Presse soulève la vente de dossiers médicaux contenant des données sensibles appartenant à des patients. Tous les détails ici.
  • Dans la même foulée, à l’émission « Tout le monde en parle » du dimanche 11 mars 2018, il a été sujet des manières pour rentabiliser les données confidentielles circulant sur le web. Plus de détails ici.
  • Depuis quelques jours, il y a la controverse Cambridge Analytica-Facebook. Plus de détails ici.

Ce qui m’a interpellé

Simplement la logique qui doit être préconisée semble très peu souvent respectée. Par contre, j’aime bien croire que nous sommes propriétaires de nos données confidentielles sur internet. Suite à ces derniers événements, je me permets de préciser la vision de TagMyDoc concernant cet enjeu. TagMyDoc est une plateforme professionnelle pour communiquer des fichiers et des messages confidentiels. Comme toutes les entreprises, nous visons la croissance dans les revenus, mais voilà, je profite de ce billet pour vous préciser des trucs importants concernant vos données confidentielles et celles de vos clients / partenaires d’affaires.

Ensemble, nous formons une équipe. C'est votre luxe d’avoir un lien direct avec le créateur de la plateforme

Comme vous le savez, nous commercialisons un produit que nous avons conçu, développé et positionné. Bref, nous ne vendons pas une plateforme ou un logiciel d’une autre compagnie. Ce qui veut assurément dire que nous n’avons pas pris le chemin le plus facile et le plus rapide pour la rentabilité. Par contre, ceci offre une proximité et un avantage à nos utilisateurs, car nous gardons le plein contrôle sur les politiques de vie privée et surtout nous ne sommes pas à la merci d’intérêts étrangers ou encore de modèles de revenus incluant la vente de données confidentielles (en clair ou anonymisées).

Notre modèle d’affaires versus la confidentialité de vos données et le désir de payer moins cher

Bien comprendre qu’une plateforme professionnelle comme TagMyDoc ne doit pas avoir un modèle de revenus impliquant la vente de données : en aucune façon et sous aucune variante. TagMyDoc a cette philosophie bien ancrée, et ce, depuis le début : ne vendons pas de données confidentielles.

La hausse de revenu et la rentabilité

Comme toutes les entreprises, les ventes et la rentabilité sont une partie importante de nos opérations, mais un point demeure, nous aimons mieux trouver des moyens de marketing responsable afin de créer et convertir des prospects. En d’autres mots, la vente de nos produits et services TagMyDoc est la seule source de revenus.

C’est la normalité de savoir le traitement réservé à ses données de nos jours.

En terminant, j’espère vous avoir rassurés et surtout clarifier nos positions en matière de la vente de données confidentielles. Nous croyons fermement que nos meilleurs outils marketing sont nos clients satisfaits et que nos revenus se bâtiront avec les réseaux de ceux-ci: bien entendu via le bouche-à-oreille sur la qualité de notre plateforme et de notre service. Cela dit, n’hésitez pas à nous communiquer quoi que ce soit, mais surtout n’hésitez pas à partager votre satisfaction envers TagMyDoc dans votre réseau professionnel et ainsi contribuer à notre croissance « responsable ».

Gabriel Deschênes, PDG de TagMyDoc et au nom de toute l’équipe TagMyDoc.








Plus d’informations sur nos niveaux de sécurité, tous les détails ici.

Sécurité, sécurité et encore plus de sécurité !

Vous êtes du genre à vouloir surprotéger vos données et c’est tout à fait légitime dans un monde ou les échanges de messages et de documents se font de plus en plus en ligne. Il devient donc indispensable de doubler de prudence en sécurisant davantage vos espaces sécurisés.


Deux nouvelles fonctionnalités ont été développées dans ce sens :

1 - Auto déconnexion (pour administrateur seulement)

Nous avons développé une fonctionnalité de « double sécurité » pour augmenter davantage la sécurité de vos Espaces sécurisés. En effet, en définition, un Espace Sécurisé TagMyDoc est déjà très sécuritaire et il vous est maintenant possible d’augmenter cet aspect en définissant la durée d’inactivité nécessaire pour qu’une session client se termine automatiquement.

Comment je fais ? En tant qu’administrateur, c’est vous qui avez le contrôle. Vous pouvez régler cette durée en allant dans « Mon organisation » puis dans « Paramètres ».

En résumé, la session de votre client se fermera automatiquement si celui-ci est inactif pendant le nombre de temps que vous avez choisi. S'il veut ensuite retourner à sa session, son mot de passe lui sera redemandé afin qu’il puisse continuer à naviguer dans son espace. Exactement comme les grandes banques le font avec leurs utilisateurs en ligne, mais vous avez en plus la possibilité de choisir le temps d’inactivité désiré !
*À noter que par défaut la valeur est paramétrée à 60 minutes.

2 - Une Sécurité accrue

Une deuxième fonctionnalité qui vous permet d’augmenter encore plus la sécurité de vos données est de forcer la demande de mot de passe lorsqu’un de vos clients ou partenaires passe d’un espace sécurisé à un autre. Pour ce faire, cliquez sur les trois points à l’extrémité droite de l’Espace sécurisé et cliquez sur « paramètres de l’espace sécurisé ». Vous verrez une case de sélection appelée « Sécurité accrue ». Sélectionnez-la et lorsque votre client voudra entrer de nouveau dans cet espace sécurisé, il devra entrer son mot de passe de compte. Vous aurez l’esprit encore plus tranquille et aurez encore moins à vous soucier de la sécurité de vos données et de celles de vos clients.

Avec TagMyDoc, vos données sont entre bonnes mains!

3 choses que vous ne saviez probablement pas que vous pourriez faire avec TagMyDoc

TagMyDoc vous est très utile, mais est-ce que vous l'utilisez à son plein potentiel ?

Dans cet article, on vous propose quelques utilisations plus méconnues de nos utilisateurs, mais tout aussi utiles et innovatrices !


  1. 1- Ajouter une date d'expiration à un document
  2. Chacun de vos documents a la possibilité d'avoir une date d'expiration. Donc, si vous êtes du type "mission impossible" et aimeriez que votre document s'autodétruise à un moment précis, c'est possible ! En effet, en cliquant sur les trois petits points à la droite du titre de votre document, vous pouvez accéder aux paramètres. Vous n'avez qu'à déterminer votre date à la seconde précise et le document se supprimera automatiquement lorsqu’arrivé à échéance. Très efficace pour des projets temporaires ou des documents confidentiels.
  3. 2- Créer des listes de tâches à faire entre collègues
  4. Vous devez préalablement créer un espace sécurisé TagMyDoc, puis ajoutez un ou plusieurs collègues. Ensuite, depuis la zone de discussion de l'espace sécurisé, vous pouvez créer des listes de choses à faire et avoir un œil sur les tâches qui ont été accomplies par vous et vos collègues. Créez votre liste et chaque fois qu’une tâche est accomplie, vous n’avez qu’à cliquer sur "modifier" sous le message pour ensuite la barrer. De cette façon, vous saurez toujours quelles tâches ont été accomplies par votre collègue sans avoir à vous déranger. Un excellent outil de gestion de projets !
  5. 3- Écrire une note sur un document
  6. TagMyDoc vous permet de laisser une note sur un document afin que vous ayez toujours l’esprit tranquille quand vous devez faire savoir à un client ou un partenaire quelle modification vous avez dernièrement apportée à un document. Il vous suffit de cliquer sur le document et ensuite dans la portion de gauche de l’écran cliquer sur "note" et sur le bouton "ajouter une note". Inscrivez votre note et cliquez sur le bouton "ajouter". De cette façon, vous vous assurez que votre message passe au meilleur moment possible, soit au moment de l’ouverture de celui-ci.
Cette liste sera mise à jour au courant des prochaines semaines pour vous donner d'autres trucs inédits à faire avec TagMyDoc !

Simplifiez la communication avec vos clients

Une histoire de communication...

Depuis le début de son existence l’être humain communique que ce soit par geste, par images ou par sons. Notre monde évolue constamment et de ce fait nos moyens de communiquer évoluent aussi. Prenons par exemple le téléphone, apparu vers la fin des années 1800, qui nous fait faire un bond énorme pour finalement nous propulser ou nous en sommes à ce jour. Depuis l’apparition de l’internet, nos moyens de communication ont largement augmenté au niveau de la rapidité. Envoyer un courriel est devenu une pratique courante. Mais est-il sécuritaire de communiquer vos données sensibles par courriel? Il y a chaque jour de plus en plus de gens qui communiquent par le réseau internet et donc il y a nécessairement plus de vols d’informations.

Vos messages maintenant sécurisés

C’est pourquoi la sécurité de vos communications nous tient à cœur et nous avons mis en place une fonctionnalité qui vous aidera à sécuriser vos messages en plus de vous faire gagner du temps. À même la plateforme TagMyDoc, il vous est possible de discuter à l’intérieur d’un espace sécurisé avec vos clients, minimisant considérablement les envois de courriel, la création de chaines de courriels et les appels redondants vous permettant ainsi de discuter efficacement et en toute sécurité.

Exemple de discussion dans un espace sécurisé :
  • Demande de documents
  • Précision sur le délai pour la remise d’un document
  • Résumé de rencontre
  • etc.
Bref tous les messages entre vous et votre client se retrouvent au même endroit et très facile à retrouver au besoin, contrairement aux chaines de courriels. De plus, une alerte par courriel est envoyée pour vous avertir d’un nouveau message. Et n'oubliez pas de rester à l'affût puisque, déjà, plusieurs autres améliorations reliées à la Zone de discussion sont en cours de développement par notre équipe afin de répondre à tous vos besoins.
Vous verrez que discuter avec TagMyDoc est tellement plus convivial et profitable que vous ne voudrez plus utiliser d’autres outils pour vos communications !

Rétrospective 2015 pour TagMyDoc

L’année 2015 fut remplie de changements et de nouveaux défis pour l’équipe TagMyDoc : nous nous sommes dotés d’une nouvelle image plus adaptée à l’ère moderne et nous avons travaillé très fort pour vous offrir un produit qui règle à 360 degrés tous les conflits et les pertes liés à la gestion de vos documents. Voici donc un récapitulatif des nouvelles fonctionnalités sorties en 2015 :

Un système d’alertes élaboré pour gérer tous les contextes problématiques qui mènent à des pertes d’efficacité
  • Alerte « Bloquer » : bloquer votre document lorsque vous êtes en train d’y apporter des modifications afin d’avertir tous vos collègues qui en ouvrent une copie
  • Alerte « Note » : laissez une consigne importante par rapport à un document qui apparaîtra à tous vos collègues dès qu’ils ouvriront une copie de celui-ci

Des statistiques en temps réel pour que vous puissiez prendre des décisions plus éclairées
  • Tableau de bord personnalisable : vous permet d’analyser l’activité de vos documents, projets, collègues et équipes de travail
  • Métriques de retour sur investissement : sachez en temps réel le nombre d’erreurs et de pertes d’efficacité évitées par l’outil TagMyDoc

Et plusieurs nouvelles options sur vos documents !
  • Nouveau système de gestion des co-auteurs pour faciliter la collaboration à même chaque document
  • Accès à l’historique complet des versions d’un document
  • Sauvegarde TagMyDoc transparente, sans changer vos manières de faire actuelles

Pour 2016
Demeurez à l’affût : TagMyDoc sortira une nouvelle version pour Windows en 2016 avec de nouvelles alertes en temps réel!

Nous vous souhaitons de joyeuses Fêtes de la part de toute l’équipe TagMyDoc et une année 2016 remplie de succès!

5 tendances de la gestion documentaire pour 2016

La nouvelle année approche et c’est une excellente raison de partir du bon pied avec les meilleures procédures organisationnelles! Voici 5 tendances dans la gestion documentaire qui favoriseront la productivité au sein de votre entreprise :
  1. Le Cloud : Certaines entreprises sont encore réticentes mais malgré tout, l’utilisation du cloud est une approche de plus en plus adoptée. Elle vous permet d’avoir accès à vos documents à n’importe quel moment, à n’importe quel endroit et à partir de n’importe quel appareil : vous avez simplement besoin d’une connexion Internet !
  2. Le Mobile : Les professionnels se retrouvent souvent sur la route et voyagent fréquemment pour affaires. L’activité sur les mobiles est donc très importante, voire même supérieure à celle sur les ordinateurs. L’accès à vos documents à même votre téléphone intelligent devient un incontournable pour 2016 !
  3. La Collaboration : Le manque de communication entre employés peut entrainer certaines complications telles que travailler avec un document qui n’est pas à jour ou faire le travail en double. Par conséquent, vos outils en gestion de documents doivent posséder certaines fonctionnalités favorisant la collaboration entre vos employés et ainsi faciliter le partage des documents, les discussions autour de ceux-ci et le processus de révision par exemple. Le travail d’équipe bien exécuté est la clé pour assurer la qualité dans vos projets!
  4. L’Évolutivité (Scalability) : Le logiciel que vous allez mettre en place pour gérer vos documents doit pouvoir évoluer parallèlement à la croissance de l’entreprise. Si l’entreprise croit rapidement, vous devez avoir en main un outil qui s’adaptera à vos nouveaux besoins sans entrainer de complications supplémentaires.
  5. La Transparence: Le logiciel ne doit pas trop changer les méthodes d’affaires actuelles de l’entreprise. Il est primordial que celui-ci soit facile à utiliser ; plusieurs entreprises ont été grandement découragées par l’implantation ardue d’un logiciel de gestion documentaire et ont investi des milliers de dollars pour une utilisation partielle de l’outil, n’amenant pas de réels changements. Vous devez trouver une solution qui répondra à vos besoins les plus importants ou agencer quelques solutions complémentaires afin d’obtenir une gestion documentaire exemplaire!
Finalement, il est important de penser à une stratégie de gestion documentaire pour 2016 afin de demeurer efficace et de se démarquer des autres entreprises. Cela permet d’augmenter la productivité de l’entreprise, de faciliter la communication au sein de celle-ci, ainsi que de transmettre l’information à jour le plus rapidement possible aux bons intervenants. Être conscient de l’importance de vos documents pour votre organisation et s’assurer d’utiliser les meilleurs outils pour les gérer, c’est avoir à cœur la prospérité de votre entreprise!