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Comment gérer la "déconnexion documentaire" - Une série en trois temps

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PARTIE I : La problématique

Dans une étude financée par Adobe, la International Data Corporation (IDC) a analysé une problématique à laquelle des compagnies de toutes les tailles font face quotidiennement; l’organisation et l’accès à l’information. La plupart d’entre nous s'est déjà penchée sur la désagréable tâche de retrouver la bonne version d’un document, ou pire, travailler sur un document qui contenait de l’information désuète. Cette perte de temps est frustrante tant pour les employés que les employeurs.

déconnexion documentaire
La prolifération d’information en format digitale tant au niveau quantité (Ver. 1, Ver. 2, Ver. 3, ad vitam aeternam), qu’au niveau contenant (iPad, tablette android, ordinateur personnel/travail…) fait en sorte que nous avons de la difficulté à partager/accéder à la bonne information, au bon moment et avec les bonnes personnes. En d’autres mots, nous faisons face à une déconnexion documentaire.

D’après l’étude menée par IDC (International data corporation), ce phénomène affecte négativement l’efficacité et la productivité des compagnies. 51% des personnes consultées ont rapporté avoir mal placé ou perdu des documents. 43% disent qu’elles doivent placer l’information sur plus d’un système/application de gestion documentaire ou même réécrire celle-ci pour la transférer au bon endroit. Mais quel est l’impact de ces statistiques en terme monétaire?

Certaines études* ont évalué qu’un employé perd de 15 à 18 minutes par document à cause de problèmes liés à leur gestion documentaire. Ceci veut dire que pour un employé payé 20$ de l’heure, l’employeur dépense environ 6$ par jour, 30$ par semaine, 120$ par mois et 1,320$ par année sur la mauvaise « gestion documentaire ». Ces coûts ne prennent pas en compte les dépenses occasionnées par les erreurs résultant de l’utilisation d’informations désuètes telles que l’impact sur les relations avec les clients et les retards sur les projets.

Considérant la compétitivité du marché actuel, l’augmentation de la productivité résultant d’une meilleure gestion documentaire peut faire la différence entre deux compagnies du même secteur. Ici à TagMyDoc, nous avons créé un logiciel qui répond à plusieurs facettes du problème qu’est la déconnexion documentaire.

Dans le prochain chapitre, TagMyDoc vs. la déconnexion documentaire.

*Enterprise Content Management (ECM) and Document Management Research Data

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